請求書発行業務が4時間から5分に大幅短縮！「BtoBプラットフォーム 請求書」山岩に導入

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマートは、同社が提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」が、創業100年を超える青果卸売業を営む株式会社山岩に導入されたことを発表した。

創業100年超えの山岩が「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入

「BtoBプラットフォーム 請求書」は「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」など、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1請求書クラウドサービス。

時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押し。

請求書のやり取りにおいて、PDFなどへ変換することなく、請求明細もデジタルデータのままやり取りできる「データtoデータ方式」を採用しており、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応している。

大正5年創業の山岩は、大阪市中央卸売市場を拠点に、関西一円の小売店に向けて青果を卸売取引先はスーパーマーケットや百貨店、街の果物屋等、約50〜70社ほどの取り引きがある企業だ。

山岩の請求業務では締め日が月に何度もあり、これまで10日・15日・20日・月末など複数回にわたって請求書を発行していた。

特にスーパーマーケットは支払いまでの期間が短く、即座に請求書を発行しなければならない。

月末は特に多く、請求書が200枚以上になることも。販売管理システムからすぐに請求書は印刷できるが、その後の封入や郵送の作業には大きな時間と手間がかかっていた。

封入までの作業も煩雑で、午後2時から3時頃に金額の合算確認をスタートし、請求書と照合した後に印刷を開始。

その後、封入する際に封筒の社名と中身が一致しているかを人の目でダブルチェックしてから切手を貼り、郵便局に持ち込むのは夕方5時頃ということもよくあることだったのだとか。

社内で「業務負担の大きい業務から効率化しよう」となった際、真っ先に挙がったのが請求書関連業務だった。

いくつかのサービスを検討したものの、数年間データ保存が可能なサービスは「BtoBプラットフォーム 請求書」以外にはあまりなかったため、導入を決めたと説明している。

発行業務にかかる時間や人件費を大幅削減へ

取引先のサポートは、社内に配置した電子化を推進する担当者、いわば「電子化のプロ」が徹底的に実施。

その結果、現在では90％以上の取引先に電子請求書で受け取りをしてもらえる状況となっているそう。

請求金額の確認作業はミスが許されないため従来通り丁寧にExcelで伝票を合算し、販売管理システムの金額と照合。

入金確認後、ボタンを押して請求書を発行する段階から大きく変わり、以前は印刷後に封入作業があり、2〜3人がかりで1〜1.5時間かかっていたものが、今は担当1人で請求書データをアップロード、確認後送信まで完了でき、要する時間は5〜10分程度。

封筒や紙等の消耗品の購入頻度も減り、人件費の削減は言うまでもない。

ミスを誘発する作業そのものがなくなり、担当者から「精神的に非常に楽になった」という声も出ているそう。

デジタル化によって浮いた時間は、大口取引先のWEB入力業務等に充てており、今まではこの作業が後回しになることもあったそうだが、請求書のデジタル化によって業務負担が軽減されたおかげで、この入力作業にも余裕をもって取り組めるようになったと説明している。

請求書関連の作業の改善・効率化を考えている企業担当者の方は「BtoBプラットフォーム 請求書」のサービスサイトをチェックしてみてはいかがだろうか。

URL：https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp